Neben den Hard Skills, also dem fachlichen Know-how, sind auch die richtigen Soft Skills eine wichtige Fähigkeit am Arbeitsplatz. Gerade im Projektmanagement sind “weiche” Fähigkeiten wie Moderation und Empathie entscheidend, da sowohl Projektleiter:innen als auch Softwarearchitekt:innen und -entwickler:innen stets mit anderen Abteilungen verbunden sind und effektiv kommunizieren müssen. In drei Teilen möchten wir Ihnen wichtige Soft Skills an die Hand geben, damit Sie Ihr Kommunikations- und Konfliktmanagement auf ein neues Level bringen! Im ersten Teil geht es um Best Practices in der Kommunikation und Gesprächsführung. Dabei ist es egal, ob sie Java-Entwickler:in, Scrum Master, Manager oder Product Owner (alle Geschlechter) sind: gerade im Hinblick auf agile Vorgehensweisen in der IT ist heute jedes Teammitglied kommunikativ gefordert.

„Ein Redner kann sehr gut informiert sein, aber wenn er sich nicht genau überlegt hat, was er heute diesem Publikum mitteilen will, dann sollte er darauf verzichten, die wertvolle Zeit anderer Leute in Anspruch zu nehmen.“

(Lee Iacocca *1924).

Kommunikationsfähigkeit: nonverbal und verbal

Die Wirkung der Mimik, Gestik und Körpersprache wird oftmals unterschätzt, obwohl nonverbale Kommunikation mit über 90 % ein wesentlicher, erfolgsabhängiger Bestandteil unseres täglichen Lebens ist. Glaubwürdigkeit entsteht dadurch, dass die verbale und nonverbale Kommunikation miteinander übereinstimmen.

In Bezug auf die Gestik und die dazugehörige Körpersprache ist bei Meetings von mehreren Personen im Projekt darauf zu achten, dass die Positionierung der Teilnehmer:innen auf gleicher Augenhöhe stattfindet. Dadurch wird unnötiges Konfliktpotenzial, das sich aufgrund der ungleichberechtigten Positionierung der Gesprächspartner:innen ergibt, verhindert. Es sollte darauf geachtet werden, den persönlichen Raum aller Person nicht zu verletzen. Wenn Sie mit allen Gesprächspartner:innen an einem Tisch sitzen, achten Sie drauf, dass die relevanten Dokumente in der Mitte liegen. Noch besser ist es, Besprechungen vor einem Whiteboard durchzuführen, da hierdurch die gleiche Augenhöhe garantiert wird. Bei elektronischen Dokumenten sind Beamer und Flipchart als Präsentationsmedien zu bevorzugen.

Gruppengespräche

In der Gruppe zu sprechen, bedeutet auch, die Gruppe in Ihrer Gesamtheit zu integrieren. Wenn Ihnen eine Frage eines Gruppenmitglieds gestellt wurde, antworten Sie bitte immer in die Gruppe hinein. Führen Sie keine Einzelgespräche mit Gruppenmitgliedern. Gruppengespräche zeichnen sich durch Teamfähigkeit aus und das bedeutet konstruktiv zusammenarbeiten, Ideen durchsprechen und Meinungen diskutieren! Neben der Arbeitskoordination können in Gruppensitzungen anstehende Probleme gemeinsam gelöst und allgemein relevante Informationen ausgetauscht werden.

Einzelgespräche

Bei Einzelgesprächen ist es besonders wichtig, die Person direkt gegenüber anzusehen. Bei einer Frage direkten Blickkontakt zu suchen und die Körpersprache seines Gesprächspartners zu beobachten. Die Körpersprache sollte auch vor, während und nach der Antwort intensiv beobachtet werden, denn der Köper lügt nie.

Ein paar Hinweise, wie ein Gespräch gut gelingt:

• Bereiten Sie sich auf die Inhalts- und Beziehungsebene des Gesprächs gut vor.
• Behalten Sie das Gesprächsziel immer im Blick.
• Bringen Sie immer Ihre Wertschätzung zum Ausdruck.
• Bemühen Sie sich, ihre Gesprächspartner:innen zu verstehen und selbst verstanden zu werden

Stellen Sie Fragen, die das Gespräch vertiefen:

• Wie kann ich das verstehen?
• Was kann ich mir konkret darunter vorstellen?
• Warum ist das so?
• Klären Sie sofort Unklarheiten.
• Benutzen Sie eine klare und anschauliche Sprache mit Beispielen.
• Lassen Sie sich nicht unterbrechen, aber unterbrechen Sie einseitige Monologe.
• Fassen Sie sich kurz!

Aktives Zuhören

Das aktive Zuhören ist eine zentrale Gesprächsführungstechnik, um von der Empfängerseite aus das Gespräch zu verbessern. Aktives Zuhören ist ein Basic für alle Softwarearchitekt:innen. Es hilft, Vertrauen aufzubauen, Missverständnisse zu vermeiden und durch non-direktives Feedback zu lernen. Aktives Zuhören zeichnet sich durch die offene und empathische Grundeinstellung, das authentische und gleichbleibende Auftreten und durch die positive Bewertung des Gesprächspartners oder der Gesprächspartnerin aus. Dabei wird nach Carl R. Rogers das Verstehen des Sprechers unterstützt durch:

• Auf das Gegenüber einlassen, konzentrieren und dies durch die eigene Körperhaltung ausdrücken
• Mit der eigenen Meinung zurückhaltend umgehen
• Nachfragen bei Unklarheiten
• Zuhören heißt nicht gutheißen
• Pausen sind auszuhalten, sie können ein Zeichen sein für Unklarheiten, Angst oder Ratlosigkeit
• Auf die eigenen Gefühle achten
• Die Gefühle des Gegenübers erkennen und ansprechen
• Bestätigende kurze Äußerungen
• Geduld haben und den Gesprächspartner nicht unterbrechen, sondern ausreden lassen
• Blickkontakt halten
• Sich durch Vorwürfe und Kritik nicht aus der Ruhe bringen lassen
• Empathie ausüben und sich innerlich in die Situation des Sprechers versetzen

Erfolgsrezepte für Ihr nächstes Gespräch

Daraus lassen sich eine ganze Reihe von Best Practices für Ihr nächstes Gespräch ableiten:

• Paraphrasieren Sie die Aussage, also wiederholen diese mit Ihren eigenen Worten
• Sprechen Sie direkt die Gefühle des Gegenübers an, indem Sie diese und somit auch ihn/sie widerspiegeln
• Stellen Sie mehrfach Fragen zu den Inhalten
• Ist Ihnen etwas unklar, bitte sofort nachfragen, um sich zu vergewissern
• Im Anschluss zum Fortfahren animieren
• Wägen Sie Inhalte für sich ab

Was ist Ihre Meinung?

Welche weiteren Praxis-Tipps haben Sie zum Thema Kommunikation und Gesprächsführung? Welches Thema darf auf keinen Fall in unserer Soft Skills Reihe fehlen? Schreiben Sie es gerne in die Kommentare. Wir freuen uns auf den Austausch!

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Im zweiten Teil unserer Soft Skills Reihe geht es um Feedback und das richtige Konfliktmanagement.